Skaitmeninių dokumentų pasaulyje dažnai susiduriame su dviem svarbiais terminais – elektroniniu parašu ir elektroniniu antspaudu. Nors šiuos įrankius vienija bendras tikslas – dokumentų pasirašymas, jie turi skirtingas funkcijas ir paskirtį. Palengvinsime jums šių sąvokų supratimą paprastu, aiškiu būdu.
Pagrindiniai skirtumai vienu žvilgsniu
Elektroninis parašas ir elektroninis antspaudas skiriasi keliais esminiais aspektais:
| Aspektas | Elektroninis parašas | Elektroninis antspaudas |
| Kas naudoja | Fiziniai asmenys | Juridiniai asmenys (įmonės, organizacijos) |
| Ką patvirtina | Asmens valią, sutikimą | Dokumento kilmę ir vientisumą |
| Atsakomybė | Pasirašantis asmuo | Organizacija |
| Procesas | Visada rankinis (asmuo turi pasirašyti) | Gali būti automatizuotas |
Elektroninis parašas: asmens valios išraiška
Elektroninis parašas – tai skaitmeninė priemonė, kuri leidžia fiziniam asmeniui patvirtinti savo tapatybę ir išreikšti valią. Tai lyg skaitmeninis „taip, sutinku” patvirtinimas.
Praktinis pavyzdys: Jonui reikia pasirašyti darbo sutartį. Jis gauna elektroninį dokumentą, prisijungia prie sistemos naudodamas savo elektroninį parašą, peržiūri sutartį ir pasirašo. Šiuo atveju parašas patvirtina, kad būtent Jonas sutiko su sutarties sąlygomis.
Elektroninis antspaudas: organizacijos garantas
Elektroninis antspaudas – tai skaitmeninė priemonė, kuri patvirtina, kad dokumentas buvo išduotas konkretaus juridinio asmens ir nebuvo pakeistas po išdavimo. Jis neišreiškia valios ar sutikimo, o tik garantuoja dokumento kilmę ir vientisumą.
Praktinis pavyzdys: UAB „Pavyzdys” išrašo 500 sąskaitų faktūrų per dieną. Vietoj to, kad įmonės finansininkas kiekvieną dokumentą pasirašytų rankiniu būdu, sistema automatiškai uždeda įmonės elektroninį antspaudą ant kiekvienos sąskaitos faktūros. Šis antspaudas garantuoja, kad sąskaita faktūra tikrai išduota UAB „Pavyzdys” ir nebuvo pakeista po išdavimo.
Kada naudoti elektroninį parašą?
Elektroninis parašas reikalingas, kai:
- Norite patvirtinti savo asmeninį sutikimą ar valią
- Pasirašote sutartį, įgaliojimą ar kitą asmeninį dokumentą
- Reikia prisiimti asmeninę atsakomybę už dokumento turinį
Pavyzdžiui, darbo sutarčių, pirkimo-pardavimo sutarčių, asmeninių įgaliojimų ar prašymų pasirašymui.
Kada naudoti elektroninį antspaudą?
Elektroninis antspaudas naudingas, kai:
- Reikia išduoti didelį kiekį dokumentų organizacijos vardu
- Svarbu užtikrinti dokumentų kilmę ir vientisumą
- Nėra būtinas konkretaus asmens sutikimas
Pavyzdžiui, sąskaitoms faktūroms, pažymoms, sertifikatams, oficialių ataskaitų patvirtinimui.
Teisinė galia
Pagal eIDAS reglamentą, tiek elektroninis parašas, tiek elektroninis antspaudas gali turėti teisinę galią. Kvalifikuotas elektroninis parašas yra teisiškai prilyginamas ranka rašytam parašui, o kvalifikuotas elektroninis antspaudas suteikia prezumpciją, kad dokumentas išduotas nurodyto juridinio asmens ir yra nepakeistas.
Kaip pasirinkti tinkamą sprendimą?
Renkantis tarp elektroninio parašo ir elektroninio antspaudo, pagalvokite:
- Kas pasirašys dokumentą – fizinis ar juridinis asmuo?
- Ar reikalinga asmens valia/sutikimas, ar tik kilmės ir vientisumo garantija?
- Ar procesas bus automatizuotas, ar kiekvienas dokumentas bus peržiūrimas individualiai?
Atsakymai į šiuos klausimus padės pasirinkti tinkamą skaitmeninio patvirtinimo būdą.
Tiek elektroninis parašas, tiek elektroninis antspaudas yra svarbūs įrankiai šiuolaikiniame versle. Suprasdami jų skirtumus ir tinkamą pritaikymą, galėsite efektyviau valdyti dokumentų procesus ir užtikrinti teisinį saugumą.
