Kiekvieną dieną Lietuvos biuruose vyksta tylus karas. Viena pusė – darbuotojai, kuriems reikia tiesiog atspausdinti dokumentą. Kita pusė – spausdintuvas, kuris, atrodo, turi savo nuomonę apie tai.
Popierius stringa būtent tada, kai skuba. Toneris baigiasi prieš svarbų susitikimą. Ryšys su kompiuteriu dingsta be jokios priežasties. Pažįstama?
Problema ne jumyse. Problema – pasenusioje technikoje, kuri nebeatitinka šiuolaikinio biuro realybės.
Septyni ženklai, kad laikas keisti spausdintuvą
Pirmas ženklas: darbuotojai vengia spausdinti. Jie siunčia dokumentus el. paštu vietoj to, kad atspausdintų ir paduotų. Jie fotografuoja dokumentus telefonu vietoj to, kad nuskenuotų. Jie prašo kolegų „gal tu galėtum atspausdinti, nes mano kompiuteris neprisijungia”.
Antras ženklas: IT specialistas reguliariai „gydo” spausdintuvą. Perkrauna, perkonfigūruoja, valo, keičia nustatymus. Kas savaitę – nauja diagnozė.
Trečias ženklas: sąskaitos už tonerius auga, bet spaudinių kokybė krenta. Linijos neryškios, spalvos blankios, tekstas vietomis dingsta.
Ketvirtas ženklas: eilės. Žmonės laukia, kol spausdintuvas „atsibus”, kol baigs ankstesnį darbą, kol nuspręs bendradarbiauti.
Penktas ženklas: popierius. Daug popieriaus. Sugadintas, užstrigęs, neteisingai atspausdintas. Šiukšliadėžė prie spausdintuvo pilna greičiau nei bet kuri kita biure.
Šeštas ženklas: garsai. Girgždėjimas, bildėjimas, cypimas. Spausdintuvas praneša apie savo nepasitenkinimą garsiau nei turėtų.
Septintas ženklas: amžius. Jei spausdintuvas biure ilgiau nei septyni metai – jis tikriausiai nebeatitinka nei technologinių, nei saugumo standartų.
Ką moka šiuolaikinis biuro spausdintuvas
Technologijos nesustoja – ir spausdintuvai per pastarąjį dešimtmetį pasikeitė fundamentaliai.
Išmanusis ekranas vietoj mygtukų. Valdymas kaip telefone – palieti, pasirenki, patvirtini. Jokių neaiškių simbolių, jokio spėliojimo.
Tinklo integracija be galvos skausmo. Prijungi prie biuro WiFi – ir visi kompiuteriai mato spausdintuvą. Jokių tvarkyklių diegimo kiekvienam darbuotojui atskirai.
Spausdinimas iš debesies. Dokumentas Google Drive ar OneDrive? Spausdini tiesiai, be atsisiuntimo į kompiuterį. Sąskaita el. pašte? Persiųsti spausdintuvui – ir jis atspausdina.
Skenavimas į bet ką. Į el. paštą, į tinklo aplanką, į debesį, į USB atmintinę. Vienu paspaudimu, be tarpinių žingsnių.
Mobilumas be apribojimų. Kolega išvykęs, bet jam reikia dokumento? Jis gali atspausdinti iš savo telefono – dokumentas lauks jo ant jūsų spausdintuvo, kai grįš.
Saugumo aspektas, apie kurį nepatogu kalbėti
Spausdintuvas – durys į jūsų tinklą. Senos durys, dažnai nerakinamos.
Konfidencialūs dokumentai lieka dėkle. Atspausdinai sutartį, užtrukusi – ir ji guli valandą, kol kas nors nesusidomės.
Seni spausdintuvai neturi šifravimo. Duomenys keliauja tinklu atviri, skaitomi bet kam, kas pakankamai išmano.
Kietajame diske lieka kopijos. Taip, spausdintuvai turi kietuosius diskus. Ir juose – viskas, kas kada nors buvo spausdinta ar skenuota. Parduodant ar išmetant seną spausdintuvą – tie duomenys keliauja kartu.
Šiuolaikiniai daugiafunkciniai spausdintuvai sprendžia šias problemas. Saugus spausdinimas: dokumentas išspausdinamas tik tada, kai darbuotojas stovi prie įrenginio ir patvirtina savo tapatybę. Automatinis duomenų trynimas: kas išeina, tas nebeegzistuoja.
Ekonomika, kuri stebina
„Senas veikia – kam keisti?” Ši logika patraukli, bet klaidinga.
Senas spausdintuvas vartoja daugiau elektros. Technologijos tobulėjo – nauji modeliai naudoja 30-50 procentų mažiau energijos.
Senas spausdintuvas eikvoja tonerius. Neefektyvus dozavimas, prastas paskirstymas – mokate už dažus, kurie atsiduria ne ant popieriaus.
Senas spausdintuvas gadina popierių. Užstringa, perkreipia, atspausdina neteisingai – ir viskas keliauja į šiukšliadėžę.
Senas spausdintuvas vagia laiką. Kiekviena minutė, praleista sprendžiant spausdintuvo problemas – tai minutė, nepaskirta tikram darbui.
Suskaičiavus viską – eksploatacija, prarastas laikas, sugadintos medžiagos – naujas spausdintuvas dažnai kainuoja mažiau nei seno išlaikymas.
Kas pasikeitė hibridinio darbo eroje
Pandemija pakeitė biurus. Žmonės dirba iš namų, iš kavinių, iš kelionių. Bet spausdinti vis tiek reikia.
Senas modelis: ateini į biurą, prisijungi prie spausdintuvo, spausdini. Naujas modelis: siųti dokumentą iš bet kur, spausdintuvas jį priima, atspausdina, kai ateini – pasiimi.
Spausdinimo užduočių valdymas per programėlę. Matai eilę, matai statusą, matai, kada baigsis toneris. Nereikia eiti tikrinti fiziškai.
Nuotolinis skenavimas. Kolega biure nuskenuoja dokumentą – jis akimirksniu jūsų kompiuteryje, net jei esate kitame mieste.
Tvarumo klausimas
Įmonės vis dažniau kalba apie aplinkosaugą. Spausdintuvas – viena iš vietų, kur žodžiai gali virsti veiksmais.
Dvipusis spausdinimas kaip numatytoji parinktis. Pusė popieriaus, pusė medžių.
Energijos taupymo režimai. Spausdintuvas „miega”, kai nenaudojamas, ir „pabunda” per sekundes, kai reikia.
Ilgaamžiški komponentai. Kokybiški įrenginiai tarnauja 7-10 metų. Tai mažiau elektroninių atliekų, mažiau gamybos poreikio.
Perdirbamos medžiagos. Tonerių kasetės grąžinamos gamintojui, perdirbamos, panaudojamos iš naujo.
Sprendimas neturi būti sudėtingas
Pakeisti biuro spausdintuvą – ne IT projektas. Tai vienos dienos reikalas.
Naujas įrenginys atvežamas, pajungiamas, sukonfigūruojamas. Darbuotojai per pusvalandį išmoksta naudotis. Rytoj – jau spausdina be problemų.
Jei spausdintuvas biure kelia daugiau problemų nei išsprendžia, jei darbuotojai jo vengia, jei IT specialistas jį lanko dažniau nei savo darbo vietą – signalas aiškus.
Geras spausdintuvas neturėtų būti pokalbių tema. Jis turėtų būti tiesiog įrankis, kuris veikia. Tyliai, patikimai, efektyviai. Kiekvieną dieną, kiekvienam darbuotojui, kiekvienam dokumentui.
